人事管理，是主體運營中最容易被當作文件櫃裏的活兒來對待的部分——必要、不起眼，由誰有空誰來做。有兩點使這種看法在海南的主體身上有風險。為另一家僱主提供人力資源服務，是一項受監管的業務，而不是一般的商業活動。而且這些記錄本身一身二用，因為自由貿易港實質性運營檢驗中的人員要素，恰恰是用這些材料來證明的。
受監管的業務
中國的人力資源服務，由國務院第700號令《人力資源市場暫行條例》規範，該條例於2018年6月29日通過，自2018年10月1日起施行。為另一家僱主管理其人事檔案和用工文件，屬於該框架所規範的需要備案的業務，這就是為什麼一家提出承辦人事管理的服務商，應當能夠出示其備案證明，而不只是聲稱自己有經驗。
規範這項工作的法規
- 《人力資源市場暫行條例》——國務院第700號令，2018年6月29日通過，2018年10月1日起施行——規範人力資源服務的框架，包括對服務商的備案要求。
- 《關於海南自由貿易港企業所得税優惠政策的通知》（財税〔2020〕31號），經財税〔2025〕3號延續至2027年12月31日，實質性運營由2025年8月14日海南聯合公告2025年第3號延續。
- 已公布的實質性運營指引——人員要素要求足以滿足業務需要的員工確實在自由貿易港工作，工資薪金通過在當地開立的銀行賬户發放，並且依企業規模和員工隊伍不同，有三至三十名員工在一個納税年度內累計在自由貿易港居住183天。
- 海南五部門關於職工社保繳費有關事宜的通知——海南城鎮職工基本醫療保險的單位繳費費率，自2024年7月1日至2026年12月31日設定為6%。
- 以上各項立場均已依據發布機關於2026年9月公布的文本核實，但《暫行條例》僅作點名之用。
這些記錄就是實質性運營的證據
這正是海南有別於其他任何地方之處。實質性運營的人員要素要求，足以滿足業務需要的員工確實在自由貿易港工作，他們的工資通過自由貿易港賬户發放，並且——依企業規模和員工隊伍不同——有三至三十名員工在納税年度內累計在自由貿易港居住183天。
這是一項關於具體個人及其實際在場情況的主張，而且必須用該年度內已存在的記錄來證明。合同、薪酬記錄、社會保險登記，以及主體保存的關於其員工實際身在何處的任何材料：它們不再只是行政事務，而成為税務立場背後的證據。一家主體如果對這些材料管理鬆散，就不僅僅是不整潔；它讓一項主張失去了支撐。
人事檔案看起來像是內務整理，直到某一年，它們成為唯一能證明確有人在這裏的證據。
薪酬名冊上的人數，不等於實質性運營檔案中的人數
能夠發現問題的核對，是在三個本應一致、卻常常不一致的數字之間進行的：薪酬名冊上有多少人，社會保險登記了多少人，以及有多少人可以被證明在規定期間內居住在自由貿易港。薪酬名冊上人數充裕、居住記錄卻單薄，滿足了第一項，卻沒有通過第三項，而普通的人事流程不會暴露這一缺口，因為沒有哪個單一的系統同時持有這三個數字。
人事管理實際應當涵蓋什麼
- 勞動合同已經簽訂、保持有效，並與人們實際從事的崗位相符。
- 按員工開立並維護社會保險和住房公積金登記。
- 證明員工實際在何處工作的記錄，在年度內保存，而不是事後重建。
- 通過自由貿易港賬户發放薪酬，與人員要素相一致。
- 定期核對薪酬名冊人數、社會保險人數和居住證據。
- 入職和離職清單，使記錄在兩端都完整，而不只是在起點。
誰持有備案，我們核對什麼
為另一家僱主管理其人事檔案和用工文件，在中國內地是一項需要備案的業務，HainanInc並不持有該項備案；由已備案的服務商承擔。我們運行的是管理工作、清單和對接關係——並且特別是對薪酬名冊所顯示的、社會保險所顯示的，以及實質性運營檔案將需要證明的內容之間的核對，這恰恰是沒有哪家單個服務商會去看的部分。
本文是對已公布政策的一般性評論，不構成針對具體主體的用工建議。各項要求會變化，並由地方負責實施；在依賴上述任何內容之前，請確認當前的立場。除另有説明外，各項立場已依據2026年9月公布的來源核實。