人事管理は、法人の運営のうち、書類整理の仕事として扱われやすい部分です。必要ではあるが華やかではなく、余力のある誰にでも任せられるものと見られがちです。2つの点で、海南の法人にとってはこのとらえ方が危険です。他の雇用主に人材サービスを提供することは、一般的な商業活動ではなく、規制のある活動です。そして、記録自体が二重の役割を果たします。自由貿易港の実質的運営のテストの人員の要素は、まさにこの資料で立証されるからです。
規制のある活動
中国の人材サービスは、2018年6月29日に採択され、2018年10月1日から施行されている国務院第700号令「人的資源市場暫定条例」（人力资源市场暂行条例）によって規律されます。他の雇用主の人事記録と雇用関連書類を管理することは、その枠組みが規律する届出の対象となる活動に含まれ、そのため、人事管理を運営すると申し出る提供者は、経験を主張するのではなく、自らの届出を証明できなければなりません。
この業務を規律する規定
- 「人的資源市場暫定条例」（人力资源市场暂行条例）— 国務院第700号令、2018年6月29日採択、2018年10月1日施行 — 提供者の届出要件を含む、人材サービスを規律する枠組み。
- 海南自由貿易港企業所得税優遇政策に関する通知（财税〔2020〕31号）。财税〔2025〕3号により2027年12月31日まで延長、実質的運営は2025年8月14日の海南共同公告2025年第3号で継続。
- 公表されている実質的運営の指針 — 人員の要素は、事業に十分な従業員が実際に自由貿易港で働き、賃金がそこに開設された銀行口座を通じて支払われ、企業の規模と人員に応じて、3人から30人の従業員が課税年度内に自由貿易港で累計183日居住することを求めます。
- 海南省の5部門による従業員社会保険の拠出に関する通知 — 海南の都市従業員の基本医療保険の事業主拠出率は、2024年7月1日から2026年12月31日まで6%と定められました。
- 上記のすべての立場は、2026年9月に発行機関が公表した本文に照らして確認しました。ただし暫定条例は、特定のために挙げたものです。
記録は、実質的運営の証拠である
これが、海南を他のどこからも区別する部分です。実質的運営の人員の要素は、事業に十分な従業員が実際に自由貿易港で働き、その賃金が自由貿易港の口座を通じて支払われ、そして、企業の規模と人員に応じて、3人から30人の従業員が、課税年度に自由貿易港で、それぞれ累計183日居住することを求めます。
これは特定の個人とその物理的な存在についての主張であり、その年のうちに存在した記録によって立証されなければなりません。契約書、給与記録、社会保険の登録、そして従業員が実際にどこにいたかについて法人が保管するあらゆるもの。これらは、事務から、税務上の立場の裏づけとなる証拠に変わります。これらをいい加減に維持している法人は、単に整理がだらしないのではなく、主張を裏づけのないまま残しているのです。
人事ファイルは、誰かが実際にここにいたことを示す唯一の証拠になる年まで、雑務のように見えます。
給与計算上の人数は、実質的運営の書類上の人数ではない
問題を捉える突合は、一致するはずなのにしばしば一致しない3つの数字の間で行われます。給与の対象者が何人か、社会保険に登録されている人が何人か、そして必要な期間に自由貿易港に居住していたことを示せる人が何人か。給与計算上の人数が多く、居住の記録が乏しい場合は、1つ目は満たし、3つ目は満たしません。通常の人事の手続では、そのギャップは表面化しません。3つの数字をすべて保有する単一のシステムがないからです。
人事管理が実際にカバーすべきこと
- 締結済みで、最新で、人々が実際に行っている職務と整合している雇用契約。
- 従業員ごとに開設し維持される、社会保険と住宅積立金の登録。
- 再構成するのではなく、年間を通じて保管される、従業員が実際にどこで働いたかを裏づける記録。
- 人員の要素と整合するように、自由貿易港の口座を通じて支払われる給与。
- 給与計算上の人数、社会保険上の人数、居住の証拠の間の定期的な突合。
- 開始時だけでなく両端で記録が完全になるようにする、入社と退社のチェックリスト。
誰が届出を保持し、当社は何を突合するか
他の雇用主の人事記録と雇用関連書類を管理することは、中国本土では届出の対象となる活動であり、HainanInc はその届出を保有していません。届出を行った提供者が担います。当社は、管理、チェックリスト、関係を運営し、とりわけ、給与が示すもの、社会保険が示すもの、実質的運営の書類が示す必要があるものとの間の突合を担います。これは、どの個々の提供者も見ていない部分です。
本稿は公表されている政策についての一般的な論評であり、特定の法人に関する雇用上の助言ではありません。要件は変わり、地方で運用されるため、上記のいずれかに依拠する前に現在の立場を確認してください。立場は、特記のない限り、2026年9月に公表された情報源に照らして確認しました。