名義上の雇用主の仕組みから直接雇用への「シームレスな」切り替えが指すのは、従業員の体験であって、その裏にある仕組みではありません。その背後には決まった順序があります。受入れ法人のもとでの新たな雇用契約、勤続年数と累積した福利厚生を対象とする継続性の条項、そして引き継ぎの際にどの拠出サイクルも漏れないよう、給与、社会保険、住宅積立金の登録を調整して切り替えることです。
雇用主がそもそも切り替えを選ぶ理由
名義上の雇用主の仕組みは、通常、特定の理由で選ばれます。法人が存在する前に、あるいは既存の法人自身の登録が直接雇用を支える準備が整う前に、人員が必要な場合です。そのギャップが埋まる、つまり法人が設立されるか登録が追いつくと、切り替えが現実のものとなり、雇用主は商業上および報告上の関係を、仲介者ではなく自社の構造を通じて運営したいと考えます。切り替えの決定は通常、単純です。実務上のリスクの大半は、それが実際にどのように進むかの順序にあります。
契約の面で行うべきこと
従業員の切り替えは、法律的な意味での移転ではありません。ひとつの雇用関係を終了し、別の雇用関係を開始することであり、その間に従業員が空白を経験せず、累積した権利を失わないように構成されます。これは、受入れ法人のもとでの新たな雇用契約を意味し、勤続年数（勤続に依存する権利について、勤続期間がゼロにリセットされないよう）と、名義上の雇用主の期間から引き継がれる累積した未使用の休暇や福利厚生を対象とする、明示的な継続性の条項とともに作成されます。これを単純な契約の差し替えとして扱い、継続性を明示的に扱わない雇用主は、従業員が実際に何をいつから受ける権利があるのかをめぐって、後で紛争を生むリスクがあります。
登録の準備状況が、本当の関門
実務で最も重要なタイミングの問題は、受入れ法人側の登録の準備状況です。特に、社会保険と住宅積立金の口座は、直接雇用での最初の給与サイクルの前に有効になっている必要があり、切り替えがすでに始まってから遡って手配してはなりません。自社の登録が実際に有効だと確認された時点ではなく、切り替えを行いたい時点に基づいて切替日を設定する法人は、旧方式でも新方式でも拠出が正しく処理できない給与サイクルを迎えるリスクがあります。切り替えが生まないはずだった、まさにそのギャップです。
拠出サイクルの漏れを避けるための切替の順序立て
- 切替日を設定する前に、受入れ法人の社会保険と住宅積立金の登録が、単に提出されただけでなく完全に有効になっていることを確認する。
- 勤続年数と、累積した未使用の権利についての明示的な継続性の条項を入れて、新たな雇用契約を作成する。
- 名義上の雇用主での最後の給与サイクルと、直接雇用での最初の給与サイクルを合わせ、どの拠出期間も、両者の間に計上されないまま入り込まないようにする。
- 実務上の変更、つまり税務と社会保険の目的での新しい雇用主を、年末の申告があとで混乱しないよう十分に明確に従業員に通知する。
- 名義上の雇用主の仕組みのもとでの従業員の地位の抹消または整理が、切替後に未了のまま残らず完了していることを確認する。
急ぐと通常、何がうまくいかなくなるか
最もよくある失敗のパターンは、争いのある契約条項ではなく、確認された登録状況ではなく社内の目標に合わせて設定された切替日です。その結果、受入れ法人の口座がまだ有効でないのに、名義上の雇用主の口座はその従業員についてすでに整理済みという給与サイクルが生じます。生じたギャップは、単なる事務上の不便にとどまりません。後から遡って訂正しなければならない法定拠出の漏れを意味しうるもので、時間と、関係当局からの信頼の両面で、実際のコストがかかります。
従業員を不安にさせずに変更を伝える
従業員の側から見ると、正しく実行された切り替えは、ほとんど見えないものであるはずです。同じ職務、同じ上司、同じ給料日です。まさにそのために、明確な周知が省かれやすくなります。省くのは誤りです。事前の説明なしに見慣れない法人名の給与明細を受け取ったり、予告なく年末の税務書類に別の雇用主名を見つけたりした従業員は、それを計画された事務上の変更として理解するのではなく、自分の雇用に何か問題が起きたのではないかと考えるのが当然です。何が変わり、何が変わらず、なぜそうなのかを、短く平易に事前に説明するのは、ほとんど費用がかからず、切替日に個別の質問が一度に押し寄せるのを防げます。
切り替えは、提出すべき書式ではなくプロジェクトとして扱う
複数の従業員を同時に切り替える雇用主は、それを、たまたま各従業員のファイルを担当している人が並行して進める個別の切り替えの連続ではなく、単一の責任者を置いた調整されたプロジェクトとして扱うほうが有利です。登録の準備状況の確認、契約の順序立て、関係するすべての従業員にわたる切替の検証について、責任の窓口が一本化されていることが、ある従業員の切り替えは円滑に進むのに、別の従業員の切り替えが誰も確認していない登録のために止まってしまう事態を防ぎます。
本稿はよくある切り替えのパターンについての一般的な説明であり、特定の法人の登録状況と人員に合わせて作られた切り替え計画に代わるものではありません。切替日を設定する前に、受入れ法人の実際の登録の準備状況に照らしてタイミングを確認してください。