Кадровое администрирование — регистрируемый вид деятельности, а записи — это доказательства
Кадровые услуги регулируются положениями Госсовета, а у кадровых записей на Хайнане есть вторая цель: они — часть того, что доказывает, что люди организации действительно находятся здесь.
Консультационная группа HainanInc по трудовым вопросам
· 4 мин чтения
Кадровое администрирование — та часть деятельности организации, которую чаще всего считают работой с картотекой: необходимой, непривлекательной и делегируемой тому, у кого есть возможность. Две вещи делают такое представление рискованным для хайнаньской организации. Оказание кадровых услуг другому работодателю — регулируемая, а не обычная коммерческая деятельность. А сами записи выполняют двойную работу, поскольку кадровый элемент теста реального осуществления деятельности порта свободной торговли доказывается именно этими материалами.
Регулируемая деятельность
Кадровые услуги в Китае регулируются Временными положениями о рынке трудовых ресурсов (人力资源市场暂行条例), приказ Госсовета № 700, принятыми 29 июня 2018 года и действующими с 1 октября 2018 года. Ведение кадровых записей и трудовой документации другого работодателя входит в регистрируемые виды деятельности, которыми управляет эта рамка, поэтому поставщик, предлагающий вести кадровое администрирование, должен уметь подтвердить свою регистрацию, а не заявлять об опыте.
Положения, регулирующие эту работу
- Временные положения о рынке трудовых ресурсов (人力资源市场暂行条例) — приказ Госсовета № 700, принято 29 июня 2018 года, действует с 1 октября 2018 года — рамка, регулирующая кадровые услуги, включая требование о регистрации для поставщиков.
- Уведомление о льготах по налогу на прибыль предприятий для порта свободной торговли Хайнань (财税〔2020〕31号), продлённое документом 财税〔2025〕3号 до 31 декабря 2027 года, с сохранением реального осуществления деятельности совместным хайнаньским объявлением 2025年第3号 от 14 августа 2025 года.
- Опубликованное руководство по реальному осуществлению деятельности — кадровый элемент требует, чтобы достаточное для бизнеса число сотрудников реально работало в порту свободной торговли, заработная плата выплачивалась через открытый там банковский счёт и, в зависимости от масштаба предприятия и численности, от трёх до тридцати сотрудников проживали в порту свободной торговли в совокупности 183 дня в налоговом году.
- Уведомление пяти департаментов Хайнаня о взносах в социальное страхование работников — ставка взноса работодателя на базовое медицинское страхование городских работников на Хайнане установлена в 6% с 1 июля 2024 года по 31 декабря 2026 года.
- Все приведённые выше положения проверены по опубликованным текстам издавших органов в сентябре 2026 года, за исключением Временных положений, которые названы для идентификации.
Записи — это доказательства реального осуществления деятельности
Именно этим Хайнань отличается от любого другого места. Кадровый элемент реального осуществления деятельности требует, чтобы достаточное для бизнеса число сотрудников реально работало в порту свободной торговли, чтобы их заработная плата выплачивалась через счёт в порту свободной торговли и — в зависимости от масштаба предприятия и численности — чтобы от трёх до тридцати сотрудников проживали в порту свободной торговли в совокупности 183 дня в налоговом году.
Это заявление об именованных людях и их физическом присутствии, и оно должно подтверждаться записями, существовавшими в течение года. Договоры, зарплатные записи, регистрации в социальном страховании и всё, что организация хранит о том, где её люди на самом деле находились: они перестают быть администрированием и становятся доказательством, на котором держится налоговая позиция. Организация, поддерживающая их небрежно, не просто неаккуратна; она оставила заявление без подтверждения.
Кадровые дела выглядят домашней работой — до того года, когда они остаются единственным доказательством, что кто-то действительно здесь был.
Численность в расчёте заработной платы — не то же, что численность в досье по реальному осуществлению деятельности
Сверка, которая выявляет проблемы, идёт между тремя числами, которые должны совпадать и часто не совпадают: сколько человек в расчёте заработной платы, сколько зарегистрировано в социальном страховании и сколько можно показать как проживавших в порту свободной торговли в требуемый период. Щедрая численность в расчёте заработной платы при скудной записи о проживании удовлетворяет первое и не выдерживает третье, и ничто в обычном кадровом процессе не выявляет разрыв, потому что ни одна система не содержит всех трёх чисел.
Что на самом деле должно охватывать кадровое администрирование
- Трудовые договоры оформлены, актуальны и соответствуют ролям, которые люди реально выполняют.
- Регистрации в социальном страховании и жилищном фонде открыты и ведутся по каждому сотруднику.
- Записи, подтверждающие, где сотрудники реально работали, ведутся в течение года, а не восстанавливаются.
- Заработная плата выплачивается через счёт в порту свободной торговли, в соответствии с кадровым элементом.
- Периодическая сверка между численностью в расчёте заработной платы, численностью в социальном страховании и доказательствами проживания.
- Чек-листы приёма и увольнения, чтобы записи были полными с обоих концов, а не только в начале.
Кто ведёт регистрацию и что сверяем мы
Ведение кадровых записей и трудовой документации другого работодателя — регистрируемый вид деятельности в континентальном Китае, и у HainanInc такой регистрации нет; её несёт зарегистрированный поставщик. Мы ведём администрирование, чек-листы и отношения — и, в частности, сверку между тем, что говорит расчёт заработной платы, что говорит социальное страхование и что нужно будет показать в досье по реальному осуществлению деятельности, а это та часть, на которую не смотрит ни один отдельный поставщик.
Это общий комментарий к опубликованной политике, а не трудовая консультация применительно к конкретной организации. Требования меняются и администрируются на местном уровне; перед тем как полагаться на что-либо из изложенного, подтвердите актуальное положение. Положения проверены по опубликованным источникам в сентябре 2026 года, кроме случаев, где указано иное.