Где должны находиться книги хайнаньской организации и почему это налоговый вопрос
Бухгалтерские записи обычно считают административным вопросом. В порту свободной торговли то, где физически хранятся документы и книги, — один из четырёх элементов, определяющих, выдержит ли ставка 15% проверку.
Консультационная группа HainanInc по налогам
· 4 мин чтения
Когда группа централизует ведение учёта в общем сервисном центре, никто не рассматривает это как налоговое решение. Это решение об эффективности, принимаемое операционной финансовой службой, и обычно оно верное. Для хайнаньской организации, претендующей на сниженную ставку налога на прибыль порта свободной торговли, это также решение, способное тихо убрать один из четырёх элементов, от которых зависит льгота, — потому что учётный элемент теста реального осуществления деятельности касается физического местонахождения, а не того, кто делает работу.
Учётный элемент, изложенный прямо
Реальное осуществление деятельности требует, чтобы фактический орган управления предприятия находился в порту свободной торговли и осуществлял существенное и всестороннее управление и контроль над производством и операциями, персоналом, учётом и имуществом. По учётному элементу опубликованное руководство конкретно: бухгалтерские документы, бухгалтерские книги и финансовая отчётность должны храниться в порту свободной торговли, а основной депозитный счёт и счёт, через который идут расчёты по основному бизнесу, должны быть открыты там же. Руководство также прямо формулирует структуру теста — все четыре элемента должны находиться в порту свободной торговли, и если хотя бы один нет, у предприятия нет реального осуществления деятельности.
Правила, определяющие место хранения записей
- Уведомление о льготах по налогу на прибыль предприятий для порта свободной торговли Хайнань (财税〔2020〕31号) — Министерство финансов и Государственная налоговая администрация, 23 июня 2020 года, продлено документом 财税〔2025〕3号 от 12 февраля 2025 года до 31 декабря 2027 года.
- Объявление о продолжении политики реального осуществления деятельности для предприятий поощряемых отраслей порта свободной торговли Хайнань (2025年第3号) — Налоговая служба Хайнаня, Департамент финансов провинции Хайнань и Управление по регулированию рынка провинции Хайнань — 14 августа 2025 года.
- Уведомление о работе по администрированию и обслуживанию реального осуществления деятельности предприятий поощряемых отраслей (琼税发〔2022〕102号) — Налоговая служба Хайнаня — самоопределение, декларация обязательством и последующая проверка.
- Меры по управлению агентствами по ведению бухгалтерского учёта (代理记账管理办法, 财政部令第98号) — Министерство финансов — ведение обязательных книг другого предприятия — лицензируемая деятельность; см. примечание об оказании услуг ниже.
- Все приведённые выше положения проверены по опубликованным текстам издавших органов в сентябре 2026 года, за исключением Мер по ведению бухгалтерского учёта, которые названы лишь для идентификации.
Входящие остатки — то место, где унаследованные проблемы становятся вашими
Другой момент, когда учёт перестаёт быть административным, — начало набора книг: вновь созданная организация, приобретение или переход от прежнего поставщика. Входящие остатки переносят вперёд все суждения, принятые ранее, а эти суждения редко задокументированы в форме, которую принимающий бухгалтер может проверить. Активы, признанные на основании, которое никто не может теперь восстановить, начисления, списанные без пометки, остатки по связанным сторонам без подтверждающего договора: каждое наследуется молча и при первой проверке становится проблемой нового поставщика.
У хайнаньской организации есть вторая причина всерьёз отнестись ко входящим остаткам. Заложенная в них классификация выручки питает тест выручки от основного бизнеса в 60%, определяющий статус поощряемой отрасли. Набор книг, непоследовательно кодирующий выручку при смене поставщика, может дать соотношение, меняющееся по причинам, не имеющим ничего общего с бизнесом.
Централизация главной книги везде в других местах — решение об эффективности. На Хайнане это ещё и решение о том, сохраняется ли один из четырёх элементов.
Восстановление задним числом — дорогой путь
Административная модель — самоопределение, декларация обязательством и последующая проверка: предприятие само оценивает свою позицию, подписывает обязательство при годовой сверке и применяет льготу. В этот момент ничего не одобряется. Проверка приходит позже, по уже закрывшемуся году, — а значит, бухгалтерские записи в течение этого года либо находились в порту свободной торговли, либо нет. Перенести документы года задним числом нельзя, а попытка собрать позицию после получения запроса видна именно как таковая.
Как выглядит исправный учётный элемент
- Документы, книги и финансовая отчётность физически хранятся в порту свободной торговли, кто бы их ни готовил.
- Основной депозитный счёт и счёт расчётов по основному бизнесу открыты на месте, а заработная плата выплачивается через счёт в порту свободной торговли.
- Правила кодирования выручки установлены в начале года, чтобы соотношение 60% можно было читать ежемесячно, а не восстанавливать ежегодно.
- Входящие остатки задокументированы в момент перехода, с основанием каждого существенного суждения, записанным, пока прежний поставщик ещё доступен.
- Схема управления денежными средствами группы, проверенная на соответствие требованиям реального осуществления деятельности, а не предположенная совместимой с ними.
Кто ведёт книги и чем владеем мы
Ведение обязательных книг другой компании — лицензируемая деятельность в континентальном Китае, и такой лицензии у HainanInc нет. Наша работа по сопровождению сделок в сфере учёта — определение объёма по документации сделки и координация с консультантами по сделке; обязательные записи и всё, что попадает в подаваемую отчётность, ведёт лицензированная бухгалтерская фирма. Нам принадлежит то, что здесь определяет исход, — где находятся записи, как кодируется выручка и выдержал бы ли учётный элемент позиции по реальному осуществлению деятельности пристальный взгляд.
Это общий комментарий к опубликованной политике, а не консультация по бухгалтерскому учёту или налогам применительно к конкретной организации. Приведённые цифры и требования взяты из перечисленных выше актов и проверены в сентябре 2026 года, кроме случаев, где указано иное. Перед тем как полагаться на что-либо из изложенного, подтвердите актуальность.